Verbete Draft: o que é Kanban

Continuamos a série que explica as principais palavras do vocabulário dos empreendedores da nova economia. São termos e expressões que você precisa saber: seja para conhecer as novas ferramentas que vão impulsionar seus negócios ou para te ajudar a falar a mesma língua de mentores e investidores. O verbete de hoje é…

KANBAN

O que acham que é: O mesmo que Design Thinking.

O que realmente é: Kanban é uma ferramenta de gestão que facilita o registro e a visualização de tarefas, dinamizando o processo, otimizando recursos e até diminuindo custos. Sua origem é japonesa e sua tradução, que em português significa cartão ou sinalização, dá a ideia de seu funcionamento: o Kanban é aplicado por meio de cartões coloridos (que podem ser post-its) colocados em quadros em que constam as colunas (ou listas) de “tarefas para fazer”, “tarefas em andamento” e “tarefas feitas”. Marcus Ribeiro, CEO da Pluga.co, startup que oferece integrações entre ferramentas web, conta que a primeira coluna é um estoque de tarefas e nela vai um cartão com o nome dos responsáveis, a data de entrega e instruções do que deve ser feito. “Cada colaborador verifica no cartão o que cabe a si, muda o cartão para a segunda lista enquanto estiver fazendo a tarefa e passa para a última lista se tiver terminado, voltando, então, à primeira lista e a uma nova tarefa”, diz.

Dessa forma, tanto quem gerencia o processo quanto os demais integrantes da equipe visualizam se há atividades acumuladas, gente ocupada e quais foram as missões já finalizadas. As listas podem ter ainda outros itens como teste, desenvolvimento e planejamento e as cores dos cartões podem, ainda, indicar diferentes variáveis, de acordo com o projeto a ser feito (como defeitos, atributos etc.). De acordo com Guilherme Lacerda, consultor associado da Wildtech, consultoria de empreendedorismo e métodos ágeis, no Kanban, o time sinaliza e controla o progresso de suas atividades de forma visual, dando transparência ao processo e seu fluxo, expondo gargalos, filas, variabilidade e desperdícios. “Tudo o que impacta no desempenho da equipe de produção e na entrega de valor fica explícito no modelo.”

O Kanban, que também é uma ferramenta útil para projetos pessoais e pode ser utilizado manualmente ou por meio de softwares. A ferramenta é utilizada em Métodos Ágeis, como o Scrum e na Lean Startup. Apesar de também usar quadros e post-its, Design Thinking não é o mesmo que Kanban mas, sim, uma abordagem que resolve problemas, desenvolve produtos e pensa projetos baseada no processo cognitivo que os designers usam. Fazem parte do pacote: pesquisa, brainstorms, seleção de ideias e prototipagem.

Quem inventou: A Toyota. Marcus conta que, originalmente, o Kanban foi desenvolvido para gerenciar estoques de produção, evitando atrasos e, principalmente, desperdícios. “Com o tempo, se ampliou para gerenciar diversos outros processos”, fala o CEO.

Quando foi inventado: Na década de 1960.

Para que serve: Para limitar o número de tarefas, priorizando as que são mais importantes; coletar métricas, evitando problemas futuros; dar transparência às atividades a serem desenvolvidas e implementá-las mais rapidamente, sem perda de tempo e, consequentemente, de custos.

Quem usa: Quaisquer áreas de empresas ou negócios que precisem entender o fluxo do processo, a entrada e o acompanhamento das demandas.

Efeitos colaterais: Risco de inocuidade ou mau funcionamento em sistemas sem produção em série. “Isso pode acontecer caso haja demandas instáveis ou pedidos emergenciais”, diz Ribeiro.

Quem é contra: Não há quem seja contra, segundo os entrevistados.

Para saber mais:
1) Assista, no YouTube, ao vídeo Intro to Kanban in Under 5 Minutes. É um bom (e curto) resumo gráfico sobre a ferramenta.
2) Leia, na Fast Company, Why Managers Should Study “I Love Lucy,” Kill Their To-Do Lists, And Get Zen. É uma entrevista com Jim Benson, autor do livro Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life.