Fim da papelada: software para reembolso economiza tempo, evita fraudes e acaba com a burocracia dos recibos

Todo mundo que precisa pedir reembolso de alguma despesa corporativa sabe que a burocracia não é simples: é preciso juntar notas fiscais e perder um tempo considerável preenchendo relatórios e formulários. Do outro lado, dos gestores, tem também o árduo trabalho de conferência minunciosa da papelada. No fim das contas, o depósito pode demorar meses para ser feito.

Fundada em 2016, a VExpenses é uma plataforma que desburocratiza todo este processo. Trata-se de uma tecnologia que conta com um aplicativo e um cartão que automatizam a gestão de despesas de equipes e funcionários. Funciona mais ou menos assim: o colaborador que tiver uma despesa, em viagem, por exemplo, deve baixar o aplicativo e fazer o cadastro. Quando ele precisar de um reembolso, ele só precisa entrar no app, tirar uma foto da nota fiscal, e pronto: o encarregado do setor receberá imediatamente esta despesa. Como explica Thiago Campaz, CEO da empresa:

“O VExpense faz, de maneira automática, tudo o que antes era feito manualmente. Dessa forma, as empresas conseguem economizar tempo, ter mais organização e segurança com os dados dos colaboradores, reduzir os valores das despesas, assim como evitar possíveis desvios de conduta”.

De acordo com o executivo, a programação do software é feita de acordo com a política da companhia: há uma série de checagens se os valores inseridos estão corretos, dentro da margem permitida de gastos, entre outros. “Há uma série de de verificações para que as políticas sejam respeitadas e para que seres humanos não percam seu tempo fazendo um trabalho que não precisaria ser executado por humanos”, resume Campaz. “O produto é totalmente ligado ao compliance. Toda a aprovação do pagamento é feita pelos responsáveis e a partir daí integrada ao sistema financeiro da companhia”.

O PRINCIPAL DESAFIO: REEMBOLSO POR QUILOMETRAGEM

Campaz comenta que a dificuldade mais usual das empresas está no reembolso de combustível por quilometragem, uma vez que a comprovação da rodagem é muito difícil. A empresa raramente consegue ter informações seguras se o número está correto – ou mesmo se o colaborador esteve no local alegado. A plataforma oferece o rastreamento do colaborador por GPS – com consentimento, claro, e de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

“Reduzimos drasticamente o valor que as empresas gastam com colaboradores – de 10% a 15% das despesas gerais. Só no reembolso por quilometragem, esta economia sobe para 25%”, aponta o executivo.

A empresa conta hoje com 110 funcionários e mais de 2 mil clientes em 9 países somente com um produto. Em pesquisa feita no ano passado, a VExpenses conseguiu chegar a uma conta que beira o inacreditável: somando todas as horas que os colaboradores, juntos, economizaram usando o aplicativo em vez de ficar preenchendo papéis, contando notas e fazendo relatórios, chegou-se a.. 285 anos!

“O funcionário pode ter este enorme tempo livre para usar como quiser. Sem contar que, com o processo automatizado, os reembolsos chegam até 60% mais rápido na conta. Ou seja: não há tempo nem dinheiro a perder”.