Muitas tarefas e pouco tempo? Saiba como organizar os processos de trabalho em sua empresa

Dia a dia de empreendedor é assim: muitas tarefas e pouco tempo para cuidar de tudo. Mas não se preocupe. Respire fundo e continue lendo, que estamos aqui justamente para ajudar você a avançar com eficiência. Organizando seus processos de trabalho, você certamente será capaz de criar uma rotina mais saudável – para a empresa e para você!

Por que organizar processos de trabalho?

A gestão de tempo é sempre um desafio para o empreendedor. Se uma empresa não tem processos definidos, ou se eles nunca foram organizados, as práticas podem acabar centralizadas ou caóticas e sem sintonia.

Imagine se a cliente de um salão de beleza, por exemplo, é atendida de forma diferente a cada serviço prestado ou a cada vez que for ao salão. Pode ser que um dia ela goste, mas, no outro, saia insatisfeita. Ou se um colaborador precisar se ausentar do trabalho e nenhum colega estiver familiarizado com suas tarefas. Por esses e vários outros motivos, a organização de processos tem relação direta com a produtividade e o aumento do desempenho das equipes.

Quando os processos de uma empresa são organizados, a rotina fica naturalmente mais fácil e os gestores conseguem ter um controle melhor das atividades e dos custos de produção. Com isso, há maior previsibilidade, que permite minimizar problemas. O resultado é o aumento da produtividade.

Para organizar os fluxos de trabalho de uma forma que não burocratize nem engesse a rotina, o segredo é simplificar. E adivinhe: seus processos de trabalho já existem. Você precisa apenas padronizá-los

Como organizar os processos?

Para organizar os processos da sua empresa, você precisa mapeá-los. É possível fazer isso em cinco passos:

1. Identifique cada área, produto e serviço do seu negócio e os responsáveis (gestores, colaboradores, tomadores de decisão) de cada departamento da sua empresa para, em conjunto, averiguar o que é executado no dia a dia de trabalho.
2. Nomeie e descreva as tarefas e os responsáveis por cada parte. Quanto mais completo e detalhado for o seu mapeamento, mais fácil será executar a próxima etapa.
3. Analise para padronizar e priorizar atividades. Visualizando as tarefas em cadeia, você pode determinar o que deve ser otimizado (para ganhar tempo e eficiência), o que deve ser reduzido e o que deve ser incluído. Essa investigação também vai trazer informações sobre processos que mais geram problemas – e que podem ser corrigidos. Isso também ajuda a identificar que processos manuais podem ser substituídos por soluções automatizadas. Os anúncios automatizados do Facebook, por exemplo, podem ajudar na hora de divulgar o seu trabalho na internet.
4. Prepare sua equipe para os novos padrões. Reúna seu time e apresente os modelos novos de trabalho, explicando como tudo vai funcionar melhor. Por exemplo: se a empresa implantar um canal de atendimento pelo WhatsApp Business, é importante especificar como conversar com cada cliente que entrar em contato e como categorizá-los na plataforma.
5. Acompanhe de perto o desenrolar das mudanças. Monitore os resultados e lembre-se de que a melhoria é contínua. No dia a dia, você conseguirá avaliar se as etapas estão funcionando de maneira eficiente e se os processos se sustentam. Sempre que julgar necessário, você pode redesenhar o mapeamento inicial e fazer ajustes até chegar ao modelo ideal.

Como usar metodologias e aplicativos

Uma metodologia muito usada para organizar processos é conhecida como Kanban. Nela, você categoriza as tarefas em três níveis: “para fazer”, “em andamento” e “concluída”. Você pode usar um mural dividido em três colunas – uma para cada etapa – e post-its com o nome de cada tarefa, trocando-os de lugar à medida que elas evoluem, até que sejam finalizadas.

De maneira visual, o acompanhamento do andamento dos fluxos de produção da sua empresa fica mais intuitivo e facilita decisão do que deve ser priorizado

Essa metodologia é tão prática que é a base de vários aplicativos modernos de gestão de tarefas, como o Asana e o Trello.

Outra solução para mapear processos é o fluxograma, uma representação gráfica da sequência das etapas de uma atividade. Essa estrutura pode ser simples – com blocos que representam um sequenciamento de processo – ou mais elaborada, utilizando símbolos com formatos de diferentes significados:

• Ícones arredondados geralmente representam as etapas de início e fim
• Retângulos representam atividades
• Losangos simbolizam pontos de decisão
• Setas indicam a direção do fluxo de processos

Plataformas como o Canva e até o Microsoft Word permitem a criação desse tipo de gráfico.

Lembre-se: as ferramentas de gerenciamento não precisam ser complexas. Basta que sejam funcionais

Como continuar evoluindo

Para avançar ainda mais, você pode encontrar pessoas, grupos (inclusive no Facebook) e comunidades que também utilizam metodologias de organização de processos. Existem também programas feitos especialmente para trocar conhecimentos e experiências, como o Meetup. E por fim, ainda vale, é claro, contar com os cursos gratuitos do Facebook Blueprint para conhecer mais a fundo as soluções do Facebook e entender como otimizar o uso delas!

Consultoria: Ygor Lemos, Chief Technology Officer da Alexandria.ai; e Dandara Costa Saraiva, vice-presidente de Comunicação e Marketing da CDL Jovem/BH.

O post original desta publicação está aqui. O Facebook Para Empresas quer orientar e empoderar micro, pequenos e médios empreendedores no Brasil. Você pode conhecer mais acessando facebook.com/business, a Página Facebook Para Empresas ou o brand channel do Facebook no site do Draft.